Debido a que el deporte siempre ha sido representativo del esfuerzo, dedicación y trabajo en equipo, hoy en día grandes empresas organizan eventos deportivos para fortalecer y mantener la imagen de marca en sus clientes actuales y lograr establecer nuevas relaciones con potenciales consumidores. Compartimos contigo algunos consejos para la organización de eventos de este tipo:
Inicia definiendo el objetivo del evento, a quién está dirigido y su denominación.
Luego determina el deporte y quienes participarán.
Cuando hayas establecido ¿Para qué? ¿Para quién? y el deporte, busca las instalaciones adecuadas (escenarios naturales, pista deportiva, recinto cerrado). Evalúa las opciones en cuanto a costo, conveniencia, accesibilidad y disponibilidad.
Una vez que tengas aprobado el presupuesto, asegura la infraestructura (vestuario, oficinas, sala de primeros auxilios), el equipamiento y mantenimiento.
Comienza a tramitar las habilitaciones, los permisos, licencias y seguros (música, cortes de calle, uso de la vía pública, acceso a ciudades, uso de instalaciones en la naturaleza, venta de bebidas y comestibles, fijación de carteles, seguro médico, seguro de responsabilidad civil, seguros contra terceros, estacionamientos).
Designa y da a conocer los nombres de los responsables de la coordinación de las distintas actividades que se desarrollaran el día del evento.
Ahora puedes dar a concer el periodo de inscripción, fecha del torneo, lugar, contactos, requerimentos sobre vestimenta, accesorios, reglamentos y condiciones de participación.
También es muy importante que designes responsables del área técnica, encargados de nombrar referís y jueces y velar por el cumplimiento de los reglamentos.
Las relaciones públicas son importantísimas por lo que seleccionar encargados para esto es clave, ellos te ayudarán a difundir y publicar el evento, mantener informado a los participantes e invitados, realizar las inscripciones y organizar los festejos de entrega de premios, actos de cierre y acciones de prensa.
Es indispensable que diseñes y pongas en funcionamiento vías de comunicación e información del evento: web, blog, redes sociales, invitaciones, newsletters, etc. y publiques el fixture de las actividades programadas, la tabla de posiciones, estadísticas y comentarios de los asistentes.
También deberás diseñar las identificaciones del personal, jueces, ayudantes de campo y organizadores y los colores por equipo e identificación de zonas o grupos.
Encuentra a un buen fotógrafo.
Si habrán invitados especiales o VIP ten en cuenta el alojamiento y transporte de los mismos.
Contempla aspectos vinculados con la seguridad del público, control policial, plan de emergencia y traslados de lesionados; así como también aspectos protocolares: banderas, partituras de himnos, ordenamiento de personalidades en diversos momentos, acreditaciones VIP, de prensa y otros.
Y recuerda asignar espacios para el contacto personalizado con los medios de prensa. Las acciones de prensa son muy recomendables tanto antes, durante como luego del evento, esto ayuda a la difusión y le atribuye importancia.
