Notas

Las checklists son una lista de cada una de las tareas a realizar, enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando en claro quién es el responsable para que se cumpla esa tarea; en ella se marcan las tareas a realizar, en proceso de realización y las terminadas. Son muy útiles para la etapa del pre-evento pero sobre todo para los días previos al evento, en los que se debe trabajar muy intensamente, ya que es la etapa más dinámica. Las ventajas de su uso nos van a permitir poder delegar y controlar de una manera más precisa cada una de las acciones a tomar en cada área de trabajo para el evento.

 

Antes de generar una checklist, siempre se deben crear comités para delegación de responsabilidades; cada comité se encargará de un conjunto de tareas relacionados con cada área de trabajo. Cada una de estas áreas tendrá una lista de chequeo específica, encabezada por el coordinador de la misma área.

 

A grandes rasgos, se puede armar una checklist por cada uno de los comités, que pueden dividirse en:

 

• Ejecutivo: Se encargará de supervisar la logística general, el área de inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités.

 

• Científico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados.

 

• Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los espacios relacionados a esto durante el evento.

 

• Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la hubiera.

 

• Comercialización: Los encargados de la relación con los sponsors y partners del evento

 

• Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.).

 

• Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc.

Con información de eventbrite.com