Comencemos planteando la utilidad de un evento dirigido a la promoción de productos o servicios. Si eres nuevo en el mercado, un evento puede ayudarte a encontrar clientes nuevos y potenciales, llamar la atención de los mismos e interesarlos en tu producto o servicio.
Si tu negocio ya lleva un tiempo en marcha, un evento es una perfecta oportunidad para continuar posicionándote en la mente de tus principales clientes, así como atraer nuevos.
Cuando un negocio cambia de imagen o de filosofía organizacional y se busca posicionar a la empresa con esta nueva imagen, así como atraer nuevos clientes y reforzar relaciones con los que ya se tienen, la organización de un evento puede solucionar varios problemas.
El organizar un evento de esta categoría puede parecer fácil, pero es complejo y siempre se recomienda a las empresas contratar a un profesional para esta tarea. Como organizador de eventos resultará más sencillo realizarlo con gran calidad y buenos resultados.
Estos son 9 aspectos que se deben de tomar en cuenta para organizar un evento de este tipo:
1. Objetivos reales y concretos
Se recomienda que la empresa con la que se va a trabajar tenga claro qué pretende lograr con el evento, así como qué ventajas y qué beneficios obtendrá por hacerlo. Como organizador, se debe tener claro el objetivo, así como la imagen que se desea mostrar y sobre todo, ser muy profesional.
2. Presupuesto
Cuando se trabaja con empresas en despegue, lo ideal es fijar un presupuesto y ajustarse a él al desarrollar el aspecto creativo del evento. Se puede recurrir a patrocinadores para obtención de recursos económicos o en especie.
Te recomendamos guardar las notas, facturas o recibos de pago de todo, llevar un control de gastos y evaluar posibles imprevistos.
3. Lista de invitados
Dependiendo de tu situación, debes incluir en tu lista de invitados a clientes actuales, a los pasados y a los futuros, inclusive a otros emprendedores que creas que necesitan de tus servicios. Haz una lista real y, dependiendo de tu presupuesto, elimina o aumenta aquellos que sean necesarios. Se ambiciosa/o e invita a algunas personalidades de tu profesión que, podrían asistir a tu evento y darle un plus inesperado como lo son publicistas reconocidos, fotógrafos, chefs, diseñadores, abogados, etcétera.
4. Plan de promoción
Definir exactamante qué, cómo y cuánto se pretende dar a conocer del negocio y las alianzas que se buscan con los invitados es primordial.
Prepara tarjetas de presentación, flyers, promociones especiales, dossiers, artículos promocionales, etc. dependiendo del tema y seriedad del evento, la cual se decide acorde al tipo de audiencia.
5. Identidad Visual Corporativa
Tus invitados deberán irse de tu evento con el concepto de la empresa muy presente, iniciando por las invitaciones. Debes incorporar la identidad del negocio a tu decoración, ambientación y a los documentos que entregues, así como en la presentación ejecutiva de los anfitriones.
6. Entretenimiento
Si vas a ser anfitriona o anfitrión de un evento de unas 3 horas (un mero aproximado), tienes que pensar en cómo vas a gestionar el tiempo. Debes conocer cuál es el perfil del cliente para que la ambientación sea lo más adecuada posible a sus personalidades.
7. Alimentos y bebidas
La decisión sobre qué servir a los invitados depende directamente de las características del público que se pretende alcanzar, así como del número de invitados, ya que se debe de planear tomando en cuenta la posible opinión de los asistentes y el presupuesto.
8. Capacitación de personal y logística
La calidad del servicio y atención que brinda el personal del evento, desde los anfitriones hasta los meseros, es una parte importante que influirá en la opinión de los asistentes, por lo que puede afectar positiva o negativamente la imagen de la empresa. Lo mejor es tener una, dos, o tres charlas previas con el personal para definir qué tienen que hacer y cómo. No estaría nada mal, contratar a un Community Manager.
9. ¿Qué hacer después del evento?
Al terminar tu evento, independientemente del resultado que haya tenido, es un gran gesto personal y profesional el enviar un correo personal a cada uno de los asistentes, agradeciéndoles su tiempo y reiterando una vez más tu disposición de colaborar con ellos en el futuro.